När kom man på att man behövde bokföring?

Modern bokföring har en historia som går mycket långt tillbaka i tiden.

I Sverige regleras vilka som måste göra bokföring, och hur denna ska gå till av Bokföringslagen (1999:1078). Givetvis så har datoriseringen inneburit många förändringar rent praktiskt för hur man sköter sin bokföring – det går definitivt mycket snabbare nu, och är lättare att komma igång med. Men grunderna för hur man sköter sin bokföring har i grund och botten inte förändrats särskilt mycket på över 500 år. Vad som används är något som kallas dubbel italiensk bokföring, eller bara kort och gott dubbel bokföring. Var och en som på något sätt ska syssla med bokföring bör lära sig vad det är, och hur det används.

Dubbel italiensk bokföring

Bokföringens historia kan på sätt och vis sägas vara historien om det som ofta kallas dubbel italiensk bokföring, men detta är inte det enda sättet att sköta sin bokföring på, utan det finns olika varianter. Ofta brukar den italienska franciskanermunken Luca Pacioli (1445-1517) kallas ”bokföringens fader”, på grund av sin bok Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita från 1494. Detta var en vetenskaplig lärobok, där ett av kapitlen beskriver dubbel italiensk bokföring. Pacioli uppfann dock inte metoden, utan han var i stället den första att nedteckna den typ av bokföring som användes av handelsmännen i Venedig vid den tiden. Det är känt att dubbel bokföring användes i Italien redan 200 år innan Paciolis bok utkom.

Dubbel italiensk bokföring etablerades i Sverige av Abraham Cabiljau (1571-1645). Han föddes i Leiden, och flyttade 1607 till Göteborg, där han innehade flera olika viktiga positioner, bland annat som direktör för myntverket i Göteborg persianska kompaniet, och spelade en viktig roll i stadens grundande. 1624 utnämndes han av Gustav Adolf till generalbokhållare och flyttade till Stockholm. Utnämningen innebar att han blev ansvarig för riskbokföringen, där han införde dubbel bokföring i den offentliga förvaltningen. Cabiljaus betydelse för hur bokhållning sköts i Sverige kan knappast överskattas.

Det som kännetecknar dubbel italiensk bokföring är att allting bokförs dubbelt, på två olika konton; dels som debet och dels som kredit. Enkelt uttryckt kan debet sägas stå för inkomst och kredit för utgift. För att exemplifiera: om man säljer en vara bokför man den först som debet på ett konto för inkomst, och sedan som kredit på ett konto för försäljning. Ett lån som företaget gör bokförs som debet på konto för inkomst och kredit på ett konto för lån. Detta kan verka vara onödigt krångligt, men det faktum att det använts så länge pekar på att det har vissa stora fördelar, främst blir lättare att undvika fel, då skillnaden mellan debet och kredit alltid ska vara 0. Men dubbel italiensk bokföring är definitivt ingen garanti för att inga fel uppstått; bland annat måste man avgöra vilka konton som en viss post ska registreras för debet och kredit på.

Detta är inte alltid helt klart, men kan sammanfattas så här: på ett konto som tar upp utgifter så innebär kredit att utgifter minskar och debet att de ökar. På ett konto som tar upp inkomster innebär debet ökade inkomster och kredit minskade. Ett av de vanligare misstagen i dubbel italiensk bokföring är att dessa två förväxlas.

Bokföring i Sverige

Hur svenska företag, föreningar och organisationer ska hantera sin bokföring regleras i bokföringslagen. Enligt denna skall bland annat god bokföringssed följas, och vad som är god bokföringssed bestäms av Bokföringsnämnden. Enligt denna lag är det också tillåtet med två olika bokföringsmetoder, faktureringsmetoden och kontantmetoden. Den förra är den vanligaste, medan den senare är enklare att komma igång med. Det är dock inte tillåtet för alla att använda sig av kontantmetoden. Bokföringsnämndens arbete går ut på att på olika vis främja god bokföringssed genom att dels ge ut regler och rekommendationer, och dels ge ut informationsmaterial om bokföring och bokföringslagen.

Faktureringsmetoden

Detta är den vanligaste faktureringsmetoden, och den som skall användas enligt bokföringslagen om inte annat anges. Faktureringsmetoden innebär att man bokför varje faktura två gånger; dels när en faktura tas emot eller skickas iväg, och dels när fakturan i fråga betalas. Metoden har både för- och nackdelar, främst vad gäller hur moms hanteras, då eventuell moms registreras på faktureringsdatum, och inte när betalning faktiskt inkommer eller utgår. Företag vars nettoomsättning överstiger tre miljoner kronor per år ska använda sig av faktureringsmetoden, men det är inte ovanligt att den används även av mindre företag.

Kontantmetoden

Kontantmetoden är en enklare form av bokföring än faktureringsmetoden, och används i huvudsak av mindre företag, föreningar och ideella organisationer. Enkelt uttryckt fungerar den så att man bokför inkomster och utgifter när de inträffar, vilket gör den mindre omständlig att använda sig av. Enligt bokföringslagen får kontantmetoden användas av företag vars nettoomsättning under ett år uppgår till högst 3 miljoner kronor. Ett problem med kontantmetoden är att man vid årsslutet måste bokföra alla fakturor, betalda som obetalda, vilket kan leda till onödigt krångel och problem, och är ett av skälen till att det inte är ovanligt att även små företag använder sig av den mer komplicerade faktureringsmetoden.

Kort sammanfattning av artikelns innehåll:

* Bokföring i Sverige grundar sig på dubbel italiensk bokföring, en bokföringsmetod med uråldriga anor

* Det finns två olika sätt som bokföring kan skötas på i svenska företag: faktureringsmetoden och kontantmetoden

* Vilken metod som ska tillämpas bestäms delvis av vad bokföringslagen säger

* Vid nettoomsättning per år över 3 miljoner ska faktureringsmetoden användas; annars valfritt

* Bokföringsnämnden arbetar för att främja god bokföringssed i Sverige