Bokföring
Bokföring ska vara så enkelt som möjligt
Varför återuppfinna hjulet?
Det är en fråga som vi ställt oss på Zen24 när vi byggt upp våra tjänsterutiner. Istället för att lägga oerhörda mängder tid och resurser på att bygga en egen plattform, har vi valt att bli en multiplattformsfirma vilket innebär att vi låter våra kunder välja den plattform de föredrar sedan innan. Då många av våra kunder just börjar sitt företagande med att självbokföra i system såsom Visma, Fortnox, mm, så inriktar vi oss på att du som kund ska kunna behålla den plattform du är van vid.
Om du inte har en plattform sedan innan kommer vi att rekommendera det som vi vet fungerar bäst, där kan du som kund även dra nytta av våra reducerade priser som vi har i våra licensavtal.
Delning av filer har aldrig varit enklare än med Dropbox. Denna kan integreras direkt på skrivbordet som en vanlig filmapp och alla filer som placeras där kommer automatiskt delas direkt med oss. Dropbox för mobilen har nu även en egen skanningsfunktion som gör att du kan fota dina kvitton direkt med appen som vi då tar hand om på andra sidan. Vi för in alla uppgifter i bokföringen och sköter rapportering mot myndigheter. Bokföring har aldrig varit enklare.
Bokföring är jättetråkigt
Först och främst, innan vi går in på detaljerna bakom varför bokföring är nödvändigt så tåls att nämnas det faktum att bokföring är jättetråkigt. För vår del är detta faktum hela vårt levebröd, då kloka företagare snabbt finner både fördelen och besparingen i att anlita en bokföringsfirma för att sköta bokföringen.
Bokföring hanterar affärshändelser
Att bokföra innebär att ordna, sammanställa, värdera och rapportera affärshändelser. Affärshändelser är in- eller utbetalningar som direkt påverkar ett företags resultat och ställning. Affärshändelserna ska vara dokumenterade som verifikationer så som kvitton och fakturor. Bokföring används som ett övergripande begrepp och även för att beskriva själva handlingen att bokföra. Hur bokföringen ska skötas är bestämt i bokföringslagen (1999:1078).
Bokföringen ska skötas löpande. Det vanligaste är att tillämpa dubbel bokföring där ett belopp bokförs på två olika konton. Då bokförs en affärshändelse en gång på ett konto i kredit och en gång på ett konto i debet. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag och andra affärshändelser så snart som möjligt men senast påföljande månad.
Alla bokföringshandlingar ska sparas i sju år och ska finnas i läsbar form, antingen som fysiska eller elektroniska dokument.
Bokföringsskyldighet
Att bokföra är en lagstadgad skyldighet som är bestämd enligt bokföringslagen. Alla juridiska personer så som aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar samt fysiska personer som bedriver enskild firma är bokföringsskyldiga.
I bokföringslagen 5 kap. 1 § 1 st. är bokföringsskyldigheten definierad som följande:
"Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat."
Två bokföringsmetoder
Bokföringen kan ske enligt två metoder, fakturametoden och kontantmetoden.
Fakturametoden innebär att alla kundfakturor bokförs när de skapas och alla leverantörsfakturor bokförs när de inkommer. När dessa sedan har betalats bokförs själva betalningen separat. Metoden är obligatorisk för verksamheter med en årsomsättning på över tre miljoner eller mer.
Kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden, innebär att bokföring av inkomster och utgifter bokförs när in- och utbetalningarna sker. Kontantmetoden används av verksamheter som omsätter mindre än tre miljoner kronor. Även verksamheter som inte har så många transaktioner per år brukar tillämpa denna metod.
Grundbok och huvudbok
Alla affärshändelser är bokföringsposter och förs in en så kallad grundbok och i en huvudbok. I grundboken är affärshändelserna strukturerade i en kronologisk ordning med de äldsta affärshändelserna först. Huvudboken är strukturerad som en systematisk kontonummerordning med de lägsta kontonumret först. Grundboken och huvudboken innehåller alltså samma information men har olika strukturer.
God redovisningssed
All bokföring ska ske enligt god redovisningssed. God redovisningssed innebär att gällande redovisningslagar och vedertagen praxis ska följas. Det är Bokföringsnämnden (BFN) som har det övergripande ansvaret för utvecklingen av god redovisningssed.
Vid räkenskapsårets slut granskas bokföringen av revisorer för att se om bokföringen har skett enligt god redovisningssed. Om god redovisningssed inte har följts kan det leda till att företaget eller näringsidkaren i värsta fall får böta.
Bokslut
Alla företag ska vid räkenskapsårets slut avsluta sin bokföring med ett bokslut. Ett bokslut är en sammanställning av bokföringen och kan vara i form av ett årsbokslut eller en årsredovisning. Upprättande av bokslut innebär att sammanställa affärshändelserna i en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen innehåller en översikt över intäkter och kostnader och visar företagets resultat. Balansräkningen ger översikt över tillgångar och eget kapital och skulder. Dessutom ska det finnas tilläggsuppgifter till både resultat- och balansräkningen.
Om ett företag har en nettoomsättning som inte överstiger tre miljoner kan företaget välja att göra ett så kallat förenklat bokslut som endast innehåller resultat- och balansräkning.