Vad finns det för bokföringsprogram?

Det finns en mängd olika bokföringsprogram att välja mellan, anpassade efter de olika behov som finns.

En sak som är viktig att hålla i åtanke när man försöker bestämma sig för vilket bokföringsprogram man ska införskaffa, är att programmet i fråga gör det enkelt att bokföra enligt svensk bokföringslag. Detta är givetvis inget vanligt problem, men kan förekomma i enstaka fall, speciellt om det bokföringsprogram man använder sig av inte är anpassat till den typ av företag eller förening där det är tänkt att användas. Nedanstående punkter är därför tänkta att inte i första hand hjälpa någon välja ett specifikt bokföringsprogram. I stället är målet att göra det enklare att göra ett bra och medvetet val.

Det är helt omöjligt att säga vilket bokföringsprogram som är bäst inte bara på grund av att företag kan ha olika grundläggande behov – bokföring med faktureringsmetoden eller kontantmetoden – utan även då kunskapsnivån hos den som sköter bokföringen kan variera. Den som har mycket grundliga kunskaper om hur bokföring går till rent praktiskt kommer antagligen att vilja ha fler funktioner och mer flexibilitet än den som bara kan grundläggande bokföring. Ett dyrare och mer kraftfullt bokföringsprogram behöver då inte vara bättre, då det kan vara lite som att köpa en Ferrari men köra den som en Fiat.

Extra funktioner

Det finns bokföringsprogram som kan hantera mer än bara själva bokföringen. Dessa extrafunktioner kan ibland göra det mycket enklare att sköta ett företag. I sin absolut mest enkla form är ett bokföringsprogram bara ett program där man redovisar debet och kredit, men för de allra flesta är det så pass begränsat att det knappast hjälper ens bokföring mycket mer än ett vanligt kalkylprogram. Dock så ska man ställa sig frågan exakt hur många extrafunktioner man behöver i sitt bokföringsprogram, och om inte vissa av dem kanske sköts bättre av specialiserad programvara. Mer behöver inte alltid betyda bättre.

Nuvarande och framtida behov

Hur tror du att ditt företag kommer att se ut om, säg, tre år? Eller fem år? Om du har som mål att växa, så kommer dina behov vad gäller bokföringsprogram att se helt annorlunda ut i framtiden, även sett till ett relativt kort perspektiv. Att då införskaffa ett bokföringsprogram som täcker de behov du har just nu, men som inte kan expanderas och uppgraderas till att täcka framtida behov är kanske billigare, men mycket kortsiktigare. Om du då skulle ”växa ur” bokföringsprogrammet, så kan det leda till extra kostnader, som gör att det billigare valet blev betydligt dyrare i längden.

Till vissa bokföringsprogram är det möjligt att efter hand köpa olika tilläggsmoduler, eller helt enkelt uppgradera till mer avancerad funktionalitet. Om man är osäker på exakt vad man vill ha är ett sådant system mycket attraktivt; om det skulle visa sig att man bara behöver grundläggande bokföringsfunktioner, så sitter man inte där med ett dyrt och överavancerat affärsprogram. På samma sätt så gör det att det är enkelt att växa, och köpa uppgradering efter hand.

Prova först

Innan man bestämmer sig för att införskaffa ett visst bokföringsprogram, så ska man också testa det. Det är vanligt att de som tillhandahåller bokföringsprogram tillåter möjliga kunder att prova på programmet gratis under viss tid. Även om denna möjlighet inte finns tillgänglig, så ska man helst inte binda upp sig för programmet under längre tid innan man vet om det passar eller inte. Om man gör detta så innebär det i bästa fall en onödig extrakostnad, och i värsta fall att man ändå använder ett bokföringsprogram som inte fungerar riktigt som man vill, då det kan krävas en hel del resurser för att byta. Ett företag ska ju helst leva i många år, och att då fastna i ett bokföringsprogram man vantrivs med är givetvis inte bra. Kompatibiliteten mellan olika bokföringssystem varierar, och vissa är mycket bättre än andra, men man ska inte utgå från att ens gamla filer kan överföras till det nya systemet utan några problem.

Online eller offline?

Nuförtiden är det populärt att prata om ”molnet” och att använda sig av webbaserade program. Detta gäller även bokföringsprogram, och det finns flera webbaserade sådana. Detta har vissa självklara fördelar, som att man kan använda sig av bokföringsprogrammet var som helst, så länge man har tillgång till en dator, givetvis så länge man är noggrann med säkerheten. En nackdel är dock att om det blir ett avbrott i internettrafiken av en eller annan anledning, så skärs man av från tillgång till sitt bokföringsprogram. Även om sådana avbrott är sällsynta, så inträffar de ju då och då. Webbaserade appar och molntjänster är något som det talas mycket om numera, men det betyder inte att det nödvändigtvis är en bättre lösning för dig och ditt företag.

Gratis eller inte?

Liksom för i princip alla andra sorters program finns det bokföringsprogram som är gratis. En del av dessa finansieras med hjälp av reklam, vilket kan vara nog så irriterande, medan andra är helt gratis. Dock så är det tyvärr generellt så att gratis bokföringsprogram sällan kan mäta sig med betalversioner: där det finns fullgoda alternativ till MS Office i form av exempelvis LibreOffice/OpenOffice, så kan det vara svårt att hitta ett riktigt bra gratis bokföringsprogram, speciellt om man har lite större krav på funktionalitet. Beroende på hur ens behov ser ut, så kan dock gratisalternativ vara fullt tillräckliga – och de kostar ju inget att prova.

Sammanfattningsvis så kan vikten av att välja rätt bokföringssystem till sitt företag inte överskattas, utan det är tvärtom något som kan vara viktigt för ett företags framgång. Därför ska man gärna avsätta rätt så mycket tid åt att läsa på och se efter vilka erfarenheter företagare och föreningar liknande ditt eget har.